Sur recommandation du Comité d’Audit, le Conseil d’Administration a adopté le 6 novembre 2019 une charte interne au Groupe permettant de qualifier les conventions à soumettre à la procédure des conventions réglementées et ainsi de les distinguer des conventions portant sur des opérations courantes conclues à des conditions normales et de faciliter le respect par Sodexo des nouvelles exigences légales en la matière qui prévoient une évaluation régulière des conditions auxquelles sont conclues les différentes conventions et l’analyse de leur qualification.
Cette charte prévoit, outre un rappel du cadre réglementaire applicable aux différentes conventions susceptibles d’être conclues, une procédure d’évaluation régulière par le Comité d’Audit des conditions de conclusion des conventions courantes conclues au sein du Groupe, les personnes directement ou indirectement intéressées à l’une de ces conventions ne participant pas à son évaluation.
Une synthèse de l’application de la Charte est présentée au Comité d’Audit une fois par an, ce dernier rendant ensuite compte au Conseil d’Administration des diligences menées.
L’intégrité dans la conduite des affaires est essentielle au succès de Sodexo et constitue un pilier fondamental de ses engagements en matière de conduite responsable des affaires.
Sodexo a fait le choix de nommer un Directeur Éthique Groupe, rattaché directement au Directeur Général du Groupe, en charge de prôner les principes éthiques.
Depuis 2011, le Comité Éthique et Conformité Groupe de Sodexo veille à une conduite responsable des affaires, notamment en :
Ce Comité est co-présidé par le Directeur Juridique Groupe et le Directeur Éthique Groupe. Il est composé de représentants de différentes fonctions du Groupe : Éthique, Juridique, Contrôle Interne, Audit Interne, Ressources Humaines, Achats, Responsabilité Sociale et Environnementale, Communication. Il est également composé de Directeurs d’activités du Groupe (certains de ces membres siégeant au Comité Exécutif du Groupe). Par ailleurs, deux autres membres du Comité Exécutif du Groupe participent aux travaux de ce Comité (un Président de région et un Directeur Général de segment mondial), ces deux membres étant amenés à changer tous les ans afin de permettre une représentativité de l’ensemble des fonctions du Groupe. Ce Comité rend compte trimestriellement de ses travaux au Comité Exécutif du Groupe.
Un réseau local dédié aux sujets de conformité a également été récemment déployé à travers le Groupe. Chaque pays, dans toutes les activités du Groupe, dispose désormais d’au moins un point de contact conformité, afin notamment (i) d’élaborer la cartographie des risques locaux, (ii) d’adapter le programme éthique et conformité global aux spécificités locales et propres à chaque activité, (iii) remonter au Groupe toutes les informations relatives au déploiement local, ceci permettant l’adaptation dudit programme, (iv) assister les équipes opérationnelles au quotidien, et (v) aider les dirigeants locaux à promouvoir la culture d’intégrité au sein de leurs filiales. Cette communauté dispose d’outils dédiés, afin de pouvoir accéder aux ressources nécessaires au déploiement du programme de façon globale et harmonisée.
À cet égard, des comités éthique et conformité ont été créés dans les régions et/ou pays qui n’en avaient pas avant l’entrée en vigueur de la loi Sapin 2. Ces comités rendent compte aux comités exécutifs des régions.
Afin de concrétiser sa démarche et répondre aux exigences des différentes législations applicables, Sodexo a construit son programme Éthique et Conformité, autour des piliers suivants :
1. Engagement des instances dirigeantes : Les dirigeants de Sodexo incarnent la culture d’intégrité du Groupe et affichent une tolérance zéro vis-à-vis de pratiques abusives, telles que la corruption ou la violation des droits de l’homme. Cet engagement se manifeste en autre par des prises de paroles régulières du Directeur Général et des dirigeants, notamment lors d’un forum de discussion « Let’s Chat » dédié à l’éthique et à la conformité et diffusé sur l’ensemble des intranets locaux en novembre 2019.
2. Analyse des risques : Des risques spécifiques à la conduite responsable des affaires sont évalués au niveau des pays et agrégés au sein de la cartographie des risques. Ces risques couvrent des risques majeurs comme la corruption, les violations des droits de l’homme, les pratiques anti-concurrentielles et les dommages à l’environnement. Pour approfondir l’évaluation des risques, la méthodologie est actuellement en train d’être revue et sera mise en place au cours de l’exercice 2020-2021.
3. Politiques et procédures : Le Code de conduite de Sodexo, qui édicte les principes du Groupe, a été mis à jour en 2018 afin de tenir compte des évolutions de la Loi Sapin 2. La première charte éthique avait été mise en place au sein du Groupe en 2007. Ce Code de conduite fournit des exemples concrets permettant aux collaborateurs d’adopter les réflexes appropriés en cas de dilemme et est actuellement disponible en 16 langues. Ce document est disponible sur le site internet de Sodexo. Des politiques et procédures viennent compléter le Code de conduite, afin d’apporter aux collaborateurs des outils pratiques d’accompagnement dans leurs opérations et projets, notamment : politique cadeaux, invitations, dons, mécénat et sponsoring, politique affaires publiques et politique intermédiaires.
