6.3.3.2 Programme Éthique et Conformité
Afin de concrétiser sa démarche et répondre aux exigences des différentes législations applicables, Sodexo a construit son programme Éthique et Conformité, autour des piliers suivants :
1. Engagement des instances dirigeantes : Les dirigeants de Sodexo incarnent la culture d’intégrité du Groupe et affichent une tolérance zéro vis-à-vis de pratiques abusives, telles que la corruption, le trafic d’influence ou la violation des droits de l’homme. Cet engagement se manifeste entre autres par des prises de paroles régulières du Directeur Général et des dirigeants, notamment à l’occasion de la journée internationale de lutte contre la corruption des Nations Unies, le 9 décembre 2020. Par ailleurs, des actions de sensibilisation spécifiques ont été mises en place, à destination des managers ainsi que des Directeurs régions et pays, quant aux risques accrus de violation des principes éthiques dans le contexte de la pandémie de Covid-19 ;
2. Analyse des risques : Des risques spécifiques à la conduite responsable des affaires sont évalués au niveau des pays et agrégés au sein de la cartographie des risques. Ces risques couvrent des risques majeurs comme la corruption, les violations des droits de l’homme, les pratiques anticoncurrentielles et les dommages à l’environnement. Au cours de l’exercice 2020-2021, une matrice renforcée des scénarios de risques liés à la corruption a été établie. Les fonctions Juridique et Contrôle Interne ont organisé 30 ateliers à travers le monde, auxquels ont pris part des collaborateurs issus des équipes opérationnelles et fonctionnelles. Cet exercice conjoint visait à identifier les différents scénarios possibles pour Sodexo. Ceux qui ont été identifiés lors des ateliers ont été consolidés et ont servi de base à l'élaboration d’un catalogue répertoriant les scénarios de risques liés à la corruption. Le catalogue a ensuite permis d’effectuer une évaluation complète des risques par pays. Chacun d’entre eux a identifié les scénarios qui leurs sont propres et les a évalués au regard des critères de risque globaux de Sodexo, à savoir l’impact, la probabilité et le niveau de contrôle des risques (voir section 6.4.2.4 Méthodologie d’évaluation des risques). Il peut s'agir de scénarios au niveau local ou tirés du catalogue. Des évaluations de risques ont été réalisées séparément pour chaque activité de Sodexo dans le pays : les Services sur Site, les Services Avantages & Récompenses et les Services aux Particuliers et à Domicile. Effectuées dans les principales entités du Groupe, elles ont ensuite été agrégées de manière à constituer une matrice globale des scénarios de risques liés à la corruption ;
3. Politiques et procédures : Le Code de conduite de Sodexo, qui édicte les principes du Groupe, est revu chaque année. La première charte éthique avait été mise en place au sein du Groupe en 2007. Ce Code de conduite fournit des exemples concrets permettant aux collaborateurs d’adopter les réflexes appropriés en cas de dilemme et est actuellement disponible en 30 langues. Ce document est disponible sur le site internet de Sodexo. Des politiques et procédures viennent compléter le Code de conduite, afin d’apporter aux collaborateurs des outils pratiques d’accompagnement dans leurs opérations et projets, notamment : politique cadeaux, invitations, dons, mécénat et sponsoring, politique aff aires publiques (à cet égard, un « guide affaires publiques » a également été publié à l’attention des parties prenantes sur le site internet du Groupe), politique sanctions internationales et politique « tierce parties à haut risque » ;
4. Formations et sensibilisation : Des formations spécifiques à la conduite responsable des affaires sont élaborées et dispensées au sein du Groupe, en fonction des populations les plus exposées. Des modules de formations en ligne (e-learning) relatives à la Conduite Responsable des Affaires (lutte contre le harcèlement sexuel, protection des données personnelles, affaires publiques, droits humains au travail, lutte contre la corruption et prévention des conflits d’intérêts) ont été mis en place pour l’ensemble de nos leaders et managers. Au 31 août 2021, plus de 168 000 sessions de ces modules avaient été enregistrées. Ces modules de formation font l’objet de campagnes de communication interne régulières. Par ailleurs, des formations présentielles sont dispensées aux membres du Comité Exécutif, ainsi qu’à certaines catégories d’employés particulièrement exposées aux différents risques de corruption. 100 % des Senior Leaders ont été formés à la lutte contre la corruption ;
5. Procédure d’évaluation des tiers : Depuis 2008, Sodexo dispose d’un Code de conduite fournisseurs traduit en 23 langues, qui est mis à jour régulièrement. Les fournisseurs du Groupe doivent adhérer à ce Code qui est annexé à tous les contrats commerciaux et sont également tenus d’en partager les termes avec leur propre chaîne d’approvisionnement.
Sodexo continue le déploiement de son outil d’enregistrement en ligne pour centraliser les informations des fournisseurs. Cet outil intègre toutes les exigences de Sodexo liées à la capacité, la certification, la couverture géographique et réglementaire. Il est également utilisé pour collecter des données relatives à la responsabilité sociétale. À cet effet, les fournisseurs bénéficient d’une interface simple qui leur permet de fournir facilement toutes les informations nécessaires. De son côté, Sodexo bénéficie d’une « passerelle » pour la collecte d’informations adaptées aux exigences de responsabilité sociétale du Groupe. Les fournisseurs sont invités à répondre à diverses questions liées aux engagements du Groupe en matière de responsabilité sociétale et sont tenus de les mettre à jour pendant toute la durée de leur relation avec Sodexo.
Concernant les sujets plus spécifiques RSE, Sodexo travaille avec l’appui d’un partenaire externe, expert en évaluation de la performance RSE, sur la refonte de sa gestion des fournisseurs à risque. La première étape permettra d’identifier et de prioriser les catégories à risque, en fonction de critères RSE et achats. Ensuite, la méthodologie sera déployée progressivement sur les fournisseurs inclus dans ces catégories. En parallèle, les fournisseurs des catégories d’achats qui avaient été historiquement identifiés à risque seront invités à participer à un audit documentaire détaillé.
Au cours de l’exercice 2020-2021, le Groupe a publié une politique intitulée « Comment travailler avec les tierces parties à haut risque » indiquant les directives à suivre quant aux procédures d’évaluation, contractualisation et suivi de la relation pour les tiers présentant un fort niveau de risque de corruption. Chaque pays est en charge d’élaborer une procédure adéquate afin de permettre la mise en œuvre locale de ces directives.
Dans le cadre de ses opérations de fusions-acquisitions, le Groupe a également mis en place une procédure de vérification préalable sur les sujets spécifiques d’éthique et de conformité ;
6. Système d’alerte – Speak Up : Sodexo Speak Up Ligne Éthique, disponible en plus de 30 langues par internet ou téléphone dans chaque pays, permet, sauf dispositions légales contraires, à l’ensemble des collaborateurs du Groupe, et à ses partenaires externes (notamment fournisseurs, clients, consommateurs) de signaler tout soupçon de pratiques abusives, incluant notamment, le harcèlement, le vol, la fraude, la corruption, les conflits d’intérêts, les dommages environnementaux, la falsification de documents ou encore le délit d’initié. En conformité avec les législations locales, ce système est hébergé par une société tierce. Par ailleurs, une procédure de gestion des cas et une procédure d’investigation responsable ont été diffusées à l’ensemble des responsables de cas. Plus de 92 % des gestionnaires de cas ont été formés à ces procédures.
1 581 signalements ont été reçus via Sodexo Speak Up au cours de l’exercice 2020-2021 .
