Dès sa nomination en qualité d'Administrateur Référent, Luc Messier :
En amont de la convocation des séances du Conseil d'Administration, il a été consulté sur les ordres du jour à l'occasion des points réguliers qu'il a avec la Présidente-Directrice Générale.
Luc Messier a participé aux séances des comités dont il n'est pas membre.
Il a régulièrement organisé des executive sessions à l'issue des Conseils d'Administration pour échanger hors la présence du management et des administrateurs représentants les salariés. En dehors de ces séances, il a régulièrement échangé avec l'ensemble des administrateurs.
Il a mené l'évaluation des travaux du Conseil d'Administration et de ses comités (voir ci-après Évaluation du fonctionnement du Conseil d'Administration).
En complément des Statuts de la Société, le Conseil d’Administration a adopté un Règlement intérieur qui précise notamment sa mission, fixe le nombre minimal et maximal d’administrateurs, définit les règles de la Charte de l’administrateur, prévoit le nombre minimum de réunions et les principes de répartition de la rémunération des administrateurs. Ce Règlement intérieur fixe également les critères d’évaluation du fonctionnement du Conseil d’Administration, fixe les limitations de pouvoirs de la Direction Générale et définit la politique en matière d’émission de garanties.
Le Règlement intérieur est revu régulièrement par le Conseil d’Administration et est conforme au Code AFEP-MEDEF tel que révisé en janvier 2020.
Il est accessible, dans son intégralité, sur le site internet du Groupe (www.sodexo.com). Une synthèse des principaux éléments qui le composent est exposée ci-après.
Les principales dispositions de la Charte de l’administrateur sont présentées ci-dessous.
Chaque administrateur doit être soucieux de l’intérêt social de la Société, avoir une qualité de jugement (en particulier des situations, des stratégies et des personnes) et une capacité d’anticipation lui permettant d’identifier les risques et les enjeux stratégiques. Par ailleurs, l’administrateur doit préserver son indépendance, être intègre, présent, actif et impliqué.
Chaque administrateur doit être actionnaire à titre personnel et posséder un nombre minimum de 400 actions Sodexo avant la fin de la première année de son mandat (les administrateurs représentant les salariés ne sont pas, de par la loi, soumis à cette obligation).
Dans la mesure du possible, tout administrateur de Sodexo assiste aux Assemblées Générales des actionnaires.
Lorsqu’il reçoit, dans le cadre de ses fonctions, des informations non publiques, tout administrateur de Sodexo est soumis à la législation relative à l’information privilégiée. Conformément au Règlement Européen Abus de Marché, la Société peut établir des listes d’initiés dédiées en cas d’identification d’une information privilégiée et de décision de report de publication.
Par ailleurs, toute opération sur des instruments financiers de Sodexo est interdite pendant :
Les transactions effectuées par les administrateurs font l’objet d’une déclaration à l’AMF dans les trois jours de Bourse suivant la transaction et les administrateurs sont tenus d’informer la Direction Juridique Groupe des transactions qu’ils ont effectuées sur les titres Sodexo.
Lors de leur arrivée au sein du Conseil d’Administration, tous les administrateurs reçoivent une formation adaptée à leurs besoins spécifiques. Des entretiens sont organisés avec la Présidente-Directrice Générale ainsi qu’avec des dirigeants du Groupe. Des réunions sont également organisées avec certains dirigeants et conseils externes du Groupe. Des visites de sites sont organisées afin de fournir un aperçu du Groupe et de permettre une compréhension de chacune des activités. Par ailleurs, chaque administrateur peut également bénéficier d’une formation complémentaire, notamment sur les enjeux en matière de responsabilité d’entreprise. La formation des administrateurs se poursuit au-delà de leur arrivée et constitue un processus continu.
Luc Messier a bénéficié d'une formation spécifique sur la gouvernance et le rôle de l'administrateur référent en cas de réunion des fonctions de Président du Conseil d'Administration et de Directeur Général.
Lorsque les mesures de restrictions liées à la pandémie ont été levées, les visites de sites ont repris.
En outre, le Conseil d’Administration veille à allouer aux administrateurs représentant les salariés d’une part, le temps nécessaire à la préparation de chaque Conseil et, d’autre part, le temps de formation prévu par les dispositions légales. À ce titre, depuis leur entrée au sein du Conseil d’Administration de Sodexo, Philippe Besson et Cathy Martin ont suivi plusieurs stages de formation organisés par l’IFA (Institut français des administrateurs) ainsi que des formations internes dispensées par certaines Directions transverses du Groupe qui sont également proposées aux autres administrateurs. Par ailleurs, Philippe Besson et Cathy Martin ont suivi une formation certifiante d’administrateur de sociétés qui inclut des modules en matière d’éthique et de responsabilité d’entreprise. Ils ont commencé cette formation au cours de l’exercice 2019 et ont tous les deux été certifiés pendant l’exercice 2020.
Le Conseil d’Administration est une instance collégiale qui agit dans l’intérêt social de la Société, dans le respect de la mission et de la raison d'être du Groupe, et représente les intérêts de tous les actionnaires.
Il définit la stratégie, les ambitions et les politiques générales du Groupe en considérant les enjeux sociaux et environnementaux de ses activités, et veille à leur mise en œuvre.
