Le processus de contrôle interne est soutenu par un réseau de responsables et de coordinateurs locaux du contrôle interne intégrés à l’entreprise et soutenus par une petite équipe centrale de contrôle interne. Leur rôle consiste à :
L’auto-évaluation du contrôle interne est un processus mature au sein du Groupe.
Un très grand nombre d’entités du Groupe établissent chaque année un rapport détaillé appelé « Company Level Control Report ». Celui-ci est décliné selon les cinq composantes du référentiel et comporte l’identification des principaux risques de l’entité, la description des actions de maîtrise des risques ainsi qu’une évaluation de leur efficacité.
Les entités les plus importantes du Groupe vont au-delà de cette première étape et évaluent également l’efficacité de contrôles supplémentaires déterminés en fonction de leur propre évaluation des risques (Process Level Controls) , dont certains font aussi l’objet de tests d’efficience réalisés par des personnes indépendantes (des membres de l’Audit Interne du Groupe).
Une synthèse de l’état du contrôle interne et des progrès réalisés est présentée en fin d’exercice au Comité d’Audit.
La Direction Financière du Groupe veille à la fiabilité des informations financières et comptables.
Un processus de production et d’analyse d’informations financières a été mis en place au niveau des sites d’exploitation et des Directions Financières locales et du Groupe.
Les Directions Financières locales établissent chaque mois un compte de résultat, cumulé depuis le début de l’exercice social, un bilan et un tableau de flux de trésorerie, auxquels s’ajoutent chaque trimestre des prévisions pour l’ensemble de l’exercice. Une consolidation des comptes est réalisée tous les mois par la Direction Financière du Groupe.
Lors de la clôture semestrielle, les comptes semestriels font l’objet d’un examen limité par les commissaires aux comptes.
En fin d’exercice, les Directeurs Généraux et les Directeurs Financiers des régions s’engagent sur la fiabilité de leurs états financiers, préparés en conformité avec les normes IFRS. Les auditeurs externes des principales entités expriment une opinion à cet égard dans le cadre de leur mandat qui est donné par les actionnaires de Sodexo. La Direction Financière du Groupe suit les évolutions des normes et interprétations IFRS et veille à l’application par toutes les entités des traitements comptables conformes aux règles du Groupe.
Par ailleurs, la Direction Financière du Groupe identifie deux fois par an les événements susceptibles de donner lieu à une dépréciation d’un ou plusieurs actifs, notamment le goodwill et les autres actifs incorporels (en application des normes comptables IFRS). Cette analyse peut, le cas échéant, conduire à la constatation d’une dépréciation de l’actif concerné dans les états financiers.
Le reporting opérationnel et financier (indicateurs de progrès relatifs à la fidélisation des clients, au développement commercial et à la croissance du chiffre d’affaires à « périmètre comparable ») est contrôlé par les Directeurs Généraux et les Leadership Teams des régions, avant d’être soumis à la Leadership Team de Sodexo. Par ailleurs, des revues trimestrielles réalisées au niveau de chaque activité et région du Groupe permettent à la Directrice Générale et au Directeur Financier du Groupe d’apprécier, à partir des éléments financiers du reporting et d’éléments opérationnels, l’évolution des performances des régions.
Le Groupe a mis en place des procédures pour identifier ses engagements hors bilan. Les éléments dits « hors bilan » rassemblent tous les droits et obligations pouvant avoir immédiatement ou à terme un impact financier sur la situation du Groupe, autres que ceux devant être inscrits au bilan et au compte de résultat, ou qui n’y figurent que de façon incomplète. Ils regroupent notamment les nantissements d’actifs, toutes les garanties liées soit aux contrats opérationnels (par exemple, garanties de soumission ou de bonne fin), soit à l’endettement ou à des contentieux, mais également les contrats de location ne figurant pas au bilan et les engagements relatifs à des promesses de vente ou d’achat de titres. Ces engagements hors bilan sont présentés régulièrement au Conseil d’Administration.
La Direction Fiscale de Sodexo définit la Politique fiscale du Groupe. Elle est conçue pour assurer la cohérence fiscale du Groupe au niveau mondial et pour veiller à ce que les impôts et taxes dues soient payés conformément aux règles fiscales locales dans les différentes régions dans lesquelles nous opérons. Les fiscalistes locaux et régionaux veillent à ce que les changements significatifs dans les réglementations fiscales locales, européennes ou internationales soient anticipés et s’assure de leur bonne application dans les pays, en conseillant et en assistant les équipes opérationnelles.
La fonction juridique de Sodexo (qui se compose d’une équipe au niveau du Groupe et d’équipes régionales et locales) collabore de manière proactive avec les équipes en charge du développement et les équipes opérationnelles afin de garantir la conformité juridique des contrats et d’aider à leur négociation, de sorte que les risques encourus ont trait uniquement aux obligations contractuelles liées aux services et sont limités en termes de valeur et de durée.
Enfin, sur la base des informations transmises dans le cadre du reporting mensuel et de la consolidation des comptes, la Présidente- Directrice Générale, avec l’aide de l’équipe de la Communication Financière Groupe, prépare la communication financière. La Présidente-Directrice Générale s’appuie également sur les informations opérationnelles requises lors de l’élaboration du Document d’enregistrement universel. Les communiqués de presse de résultats (semestriels et annuels) sont soumis au Conseil d’Administration pour approbation.
Afin de permettre à la Direction Générale de diffuser une information qui reflète fidèlement la situation du Groupe, la communication financière fait l’objet, avant sa publication, d’une revue par le Comité de l’Information Financière (Disclosure Committee) , qui regroupe des représentants des Directions fonctionnelles du Groupe dans les domaines du Contrôle financier, de la Communication financière, du Juridique, du Contrôle Interne, des Ressources Humaines, du Développement Durable, de la Communication et du Secrétariat du Conseil.
