Chaque administrateur doit être actionnaire à titre personnel et posséder un nombre minimum de 400 actions Sodexo avant la fin de la première année de son mandat (les administrateurs représentant les salariés ne sont pas, de par la loi, soumis à cette obligation).
Dans la mesure du possible, tout administrateur de Sodexo assiste aux Assemblées Générales des actionnaires.
Lorsqu’il reçoit, dans le cadre de ses fonctions, des informations non publiques, tout administrateur de Sodexo est soumis à la législation relative à l’information privilégiée. Conformément au Règlement Européen Abus de Marché, la Société peut établir des listes d’initiés dédiées en cas d’identification d’une information privilégiée et de décision de report de publication.
Par ailleurs, toute opération sur des instruments financiers de Sodexo est interdite pendant :
Les transactions effectuées par les administrateurs font l’objet d’une déclaration à l’AMF dans les trois jours de Bourse suivant la transaction et les administrateurs sont tenus d’informer la Direction Juridique Groupe des transactions qu’ils ont effectuées sur les titres Sodexo.
Lors de leur arrivée au sein du Conseil d’Administration, tous les administrateurs reçoivent une formation adaptée à leurs besoins spécifiques. Des entretiens sont organisés avec la Présidente-Directrice Générale ainsi qu’avec des dirigeants du Groupe. Des réunions sont également organisées avec certains dirigeants et conseils externes du Groupe. Des visites de sites sont organisées afin de fournir un aperçu du Groupe et de permettre une compréhension de chacune des activités. Par ailleurs, chaque administrateur peut également bénéficier d’une formation complémentaire, notamment sur les enjeux en matière de responsabilité d’entreprise. La formation des administrateurs se poursuit au-delà de leur arrivée et constitue un processus continu.
Une formation sur les meilleures pratiques de gouvernance a été organisée, animée à la fois par des intervenants externes et des représentants des fonctions expertes du Groupe. Destinée aux nouveaux administrateurs et aux administrateurs ayant récemment rejoint un Comité, la formation était ouverte à l’ensemble des administrateurs. S’appuyant sur le cadre juridique, cette journée a donné lieu à de nombreux échanges sur les pratiques de gouvernance et à des séances de questions-réponses.
En outre, le Conseil d’Administration veille à allouer aux administrateurs représentant les salariés d’une part, le temps nécessaire à la préparation de chaque Conseil et, d’autre part, le temps de formation prévu par les dispositions légales. À ce titre, depuis leur entrée au sein du Conseil d’Administration de Sodexo, Philippe Besson et Cathy Martin ont suivi plusieurs stages de formation organisés par l’IFA (Institut français des administrateurs) ainsi que des formations internes dispensées par certaines Directions transverses du Groupe qui sont également proposées aux autres administrateurs. Par ailleurs, Philippe Besson et Cathy Martin ont suivi une formation certifiante d’administrateur de sociétés qui inclut des modules en matière d’éthique et de responsabilité d’entreprise. Ils ont commencé cette formation au cours de l’exercice 2019 et ont tous les deux été certifiés pendant l’exercice 2020. Au cours de l’exercice 2023, ils ont commencé une formation adaptée aux besoins qu’ils avaient identifiés pour l’un en anglais et pour l’autre en management.
Par ailleurs, un cycle de formation en RSE a été élaboré au cours de l’exercice 2023. Il s’est concrétisé au début de l’exercice 2024 par une première séance dédiée aux enjeux climatiques. Cette formation a été dispensée à la fois par des experts externes et internes et a été suivie d’une visite de site.
Les visites de sites au cours de l’exercice 2023 ont en outre illustré les nouveaux modèles d’alimentation saine et durable qui sont au cœur de la stratégie du Groupe et notamment l’offre de repas bas carbone. Ces visites permettent également aux administrateurs de rencontrer les responsables de sites et leurs équipes.
Ce cycle de formations accompagne la réflexion en cours sur le traitement des sujets de responsabilité sociale et environnementale par l'un des comités du Conseil. En effet, actuellement ces sujets comme ceux de stratégie sont traités en Conseil d’Administration.
De même et conformément aux recommandations du Code AFEP-MEDEF, les enjeux climat du Groupe feront l’objet d’une présentation lors de l’Assemblée Générale du 15 décembre 2023.
Le Conseil d’Administration est une instance collégiale qui agit dans l’intérêt social de la Société, dans le respect de la mission et de la raison d’être du Groupe, et représente les intérêts de tous les actionnaires.
Il définit la stratégie, les ambitions et les politiques générales du Groupe en considérant les enjeux sociaux et environnementaux de ses activités, et veille à leur mise en œuvre.
Il procède régulièrement aux contrôles et vérifications qu’il juge opportuns et évalue notamment les progrès réalisés grâce aux critères d’évaluation qu’il a déterminés.
Il désigne les mandataires sociaux chargés de gérer les politiques générales du Groupe.
Il s’assure de l’existence et de l’efficacité de la gestion des engagements et des risques et du contrôle interne au sein du Groupe et veille à la qualité de l’information fournie aux actionnaires ainsi qu’aux marchés financiers, à travers les comptes ou à l’occasion d’opérations importantes.
Il s’assure de la mise en place d’un dispositif de prévention et de détection de la corruption et du trafic d’influence et reçoit toutes les informations nécessaires à cet effet.
Il s’assure également que le Directeur Général met en œuvre une politique de non-discrimination et de diversité ainsi qu’un plan de vigilance.
Conformément aux dispositions de la loi, il arrête les comptes, propose l’affectation du résultat et le versement du dividende et détermine les investissements significatifs et la politique financière du Groupe.
Chaque administrateur reçoit, au moins cinq jours à l’avance, les dossiers présentés à chaque Conseil d’Administration, pour qu’il puisse procéder à l’étude et/ou aux investigations nécessaires sur les sujets traités.
