7.3.1.2 Programme Éthique et Conformité
Afin de concrétiser sa démarche et répondre aux exigences des différentes législations applicables, Sodexo a construit son programme Éthique et Conformité, autour des piliers suivants :
- engagement des instances dirigeantes : les dirigeants de Sodexo incarnent la culture d’intégrité du Groupe et affichent une tolérance zéro vis-à-vis de pratiques abusives, telles que la corruption, le harcèlement ou la violation des droits humains. Cet engagement se manifeste entre autres par des prises de parole régulières des dirigeants de Sodexo et par des événements régionaux tels que la « semaine de l’intégrité » ou la « journée de lutte contre la corruption ». Par ailleurs, des actions de sensibilisation spécifiques ont été mises en place, à destination des Seniors Leaders ainsi que des Directeurs Régions et Pays ;
- analyse des risques : des risques spécifiques à la Conduite Responsable des Affaires sont évalués au niveau des pays et agrégés au sein de la cartographie des risques. Ces risques couvrent des risques majeurs comme la corruption, les violations des droits humains, les pratiques anticoncurrentielles et les dommages causés à l’environnement. Suite au renouvellement de la matrice des risques de corruption au cours de l'exercice 2023, l’exercice 2024 s'est concentré sur la mise à jour de la matrice des scénarios de risques en matière de droits humains. Chaque entité de Sodexo a ensuite réalisé une évaluation des risques. Les évaluations des principales entités ont été agrégées pour construire une matrice globale des scénarios de droits humains de Sodexo ;
- politiques et procédures : la première charte éthique de Sodexo a été mise en place en 2007, suivie du Code de conduite. Le Code a été régulièrement mis à jour pour garantir sa pertinence et son efficacité. Au cours de l’exercice 2024, le Code a été entièrement révisé pour le rendre plus accessible et plus facile à comprendre pour tous les collaborateurs. En tant que document fondateur, le Code de conduite sert de cadre directeur pour toutes nos entités. Le Code est disponible dans plus de 30 langues sur Sodexo.com et fournit des exemples clairs et pratiques pour aider les collaborateurs à prendre les bonnes décisions lorsqu’ils sont confrontés à des dilemmes. Il s’appuie sur des politiques et des procédures détaillées qui offrent des outils pratiques pour le travail quotidien et la prise de décision. Il s’agit notamment de conseils sur des sujets tels que les cadeaux, les invitations, les dons, le mécénat d’entreprise, les affaires publiques, les sanctions internationales et les droits humains ;
- formations et sensibilisation : des formations spécifiques à la Conduite Responsable des Affaires sont élaborées et dispensées au sein du Groupe, en fonction des populations les plus exposées. Des modules de formations en ligne (e-learning) relatives à la Conduite Responsable des Affaires (exemple : lutte contre le harcèlement sexuel, protection des données personnelles, affaires publiques, droits humains au travail, lutte contre la corruption et prévention des conflits d’intérêts) ont été mis en place pour l’ensemble de nos leaders et managers. Au 31 août 2024, plus de 380 000 sessions cumulées de ces modules avaient été enregistrées. Ces modules de formation font l’objet de campagnes de communication interne régulières. Par ailleurs, des formations présentielles sont dispensées aux managers, ainsi qu’à certaines catégories de collaborateurs particulièrement exposées aux différents risques de corruption. 97% des Senior Leaders ont été formés à la lutte contre la corruption ;
TAUX DE COMPLÉTION DE FORMATIONS DE PRÉVENTION *
Taux fondés sur les collaborateurs assignés via le portail global de formation au 31 août 2024.
Ce graphique représente le taux de complétion de prévention.
Anti-corruption. Senior leaders : 96 %. Managers : 90 %.
Conflit d'intérêts. Senior leaders : 99 %. Managers : 96 %.
Protection des données. Senior leaders : 95 %. Managers : 90 %.
Harcèlement sexuel. Senior leaders : 96 %. Managers : 92 %.
- procédure d’évaluation des tiers : depuis 2008, Sodexo dispose d’un Code de conduite des fournisseurs, traduit en 23 langues. Ce Code de conduite des fournisseurs a été entièrement révisé et publié au cours de l’exercice 2024. Tous les fournisseurs doivent adhérer à ce Code et sont également tenus d’en partager les termes avec leur propre chaîne d’approvisionnement. Sodexo continue le déploiement de son outil d’enregistrement en ligne pour centraliser les informations des fournisseurs. Cet outil intègre toutes les exigences de Sodexo liées à la capacité, la certification, la couverture géographique et la conformité réglementaire. Les fournisseurs bénéficient d’une interface simple qui leur permet de fournir facilement toutes les informations nécessaires. De son côté, Sodexo bénéficie d’une « passerelle » pour la collecte d’informations adaptées aux exigences de responsabilité sociétale du Groupe. Les fournisseurs sont invités à répondre à diverses questions liées aux engagements du Groupe en matière de responsabilité sociétale et sont tenus de les mettre à jour pendant toute la durée de leur relation avec Sodexo. Concernant les sujets plus spécifiques RSE, Sodexo travaille avec l’appui d’un partenaire externe, expert en évaluation de la performance RSE, sur la refonte de sa gestion des fournisseurs à risque. La première étape permettra d’identifier et de prioriser les catégories à risque, en fonction de critères RSE et achats. Ensuite, la méthodologie sera déployée progressivement sur les fournisseurs inclus dans ces catégories. En parallèle, les fournisseurs des catégories d’achats qui avaient été historiquement identifiés à risque seront invités à participer à un audit documentaire détaillé. Une politique spécifique intitulée « Comment travailler avec les tierces parties à haut risque » indique les directives à suivre quant aux procédures d’évaluation, contractualisation et suivi de la relation avec les tiers présentant un fort niveau de risque de corruption. Dans le cadre de ses opérations de fusions-acquisitions, le Groupe a également mis en place une procédure de vérification préalable sur les sujets spécifiques d’éthique et de conformité ;
- système d’alerte : la Ligne Éthique Sodexo Speak Up, disponible en plus de 30 langues par internet ou par téléphone dans chaque pays, permet, sauf dispositions légales contraires, à l’ensemble des collaborateurs du Groupe, et à ses partenaires externes (notamment fournisseurs, clients, consommateurs) de signaler tout soupçon de pratiques abusives, incluant notamment le harcèlement, le vol, la fraude, la corruption, les conflits d’intérêts, les dommages environnementaux, la falsification de documents ou encore le délit d’initié. Selon la dernière enquête d’engagement (Voice), 84% des collaborateurs se sentent à l’aise pour signaler un comportement contraire à l’éthique si nécessaire. En alignement avec les législations locales, ce système est hébergé par une société tierce. Par ailleurs, une procédure de gestion des cas et une procédure d’investigation responsable ont été diffusées à l’ensemble des gestionnaires de cas, notamment par le biais de formations digitales. Plus de 98% des gestionnaires de cas ont complété ces formations en ligne. En plus de ces formations en ligne, plus de 80 gestionnaires de cas Speak Up ont été formés au cours d’une journée complète de formation en direct animée par deux experts externes, afin d’apprendre et de mettre en pratique des techniques pour mener une enquête ;
- contrôles : les procédures de contrôle interne et de gestion des risques relatives à l’élaboration et au traitement de l’information comptable et financière font partie intégrante du dispositif de prévention de la corruption du Groupe. Des contrôles spécifiques liés à l’éthique, à la lutte contre la corruption et au système d’alerte Speak Up sont intégrés dans l’évaluation annuelle Company Level Controls, réalisée par la majorité des entités Sodexo (voir section 6.3.4). Dans le cas où une entité échoue lors de ces contrôles, un plan d’action sera obligatoirement mis en place afin de remédier aux défaillances identifiées. Les plans sont gérés par les responsables locaux et régionaux du contrôle interne. Par ailleurs, des audits Groupe internes et externes sont menés régulièrement. Ces audits couvrent entre autres les sujets suivants : prévention de la corruption, lutte contre le blanchiment d’argent, respect de l’environnement, respect des droits humains et droits fondamentaux au travail, santé et sécurité des collaborateurs, etc. Au cours de l’exercice 2024, l’Audit Interne Groupe a poursuivi l’audit des entités à l’aide d’une approche par les risques et a ainsi formulé des recommandations portant sur des améliorations du programme Éthique et Conformité de Sodexo.