En complément du Code de conduite, Sodexo a mis en place une série de politiques et de procédures dédiées, incluant notamment :
- un Code de conduite Fournisseurs, disponible sur le site internet de Sodexo en plusieurs langues, qui énonce les principes obligatoires applicables aux fournisseurs et partenaires commerciaux, notamment l’interdiction stricte de toute pratique contraire à la position de tolérance zéro du Groupe en matière de corruption,
- une procédure de diligence raisonnable des tiers, qui définit les lignes directrices pour l’évaluation, la contractualisation et le suivi des tiers identifiés comme présentant des risques accrus de corruption
- des lignes directrices en matière de fusions-acquisitions, précisant les étapes de diligence préalable à réaliser avant toute acquisition afin d’identifier et de limiter les risques, en particulier les risques de corruption, liés aux opérations de fusions-acquisitions,
- une politique relative à la ligne éthique Speak Up, qui établit le cadre permettant de signaler des préoccupations en toute confidentialité et sans crainte de représailles,
- une politique relative aux cadeaux et invitations, qui définit les règles encadrant l’offre et l’acceptation de cadeaux et d’invitations,
- une procédure de déclaration des conflits d’intérêts, visant à identifier, prévenir et résoudre les conflits d’intérêts avérés ou potentiels au sein du Groupe, appuyée par le portail Ethics Zone.
Cartographie des risques de corruption
Depuis 2021, les risques spécifiques de corruption sont évalués tous les deux ans au niveau des principales entités du Groupe, à l’échelle des pays, puis agrégés dans une cartographie globale des risques de corruption de Sodexo. Les évaluations réalisées par les principales entités ont été consolidées afin d’élaborer une matrice mondiale des scénarios de corruption propres à Sodexo.
Formation et sensibilisation à la lutte contre la corruption
Le programme de formation de Sodexo, visant notamment à prévenir et détecter les faits de corruption, combine :
- le module « Lutter contre la corruption », intégré aux formations en ligne (e-learning) relatives à la Conduite Responsable des Affaires, qui est assignée aux managers et leaders et fait l'objet de campagnes de re-certification,
- des sessions de formation ou de sensibilisation organisées en présentiel ou en format hybride, au niveau global ou local, portant sur l’intégrité, l’éthique, la corruption ou le dispositif anticorruption, afin de sensibiliser les collaborateurs de Sodexo particulièrement exposés aux risques de corruption et d’encourager l’appropriation active des règles et bonnes pratiques en matière de lutte contre la corruption.
Dispositif d'alerte: la ligne éthique Sodexo Speak Up
Sodexo a mis en place un dispositif d’alerte professionnelle, la ligne éthique Speak Up, conçu pour permettre à toute personne en lien avec l’entreprise de signaler, en toute sécurité et confidentialité, tout comportement contraire à la loi ou aux règles internes, y compris les faits ou soupçons de corruption, et ce dans le respect des législations locales applicables. Afin de garantir sa neutralité, ce dispositif, accessible à tout moment en ligne ou par téléphone, est géré par un prestataire externe indépendant. Les signalements peuvent être effectués de manière anonyme (là où les lois locales l'authorisent) par les collaborateurs de Sodexo, ainsi que par les intérimaires, consultants, fournisseurs, clients et toute personne impactée par les activités du Groupe.
Lorsqu’un signalement est reçu, il est traité soit par le direction éthique, soit par un référent local désigné. Un gestionnaire de cas, spécifiquement formé à cet effet, est alors chargé de mener une enquête indépendante et confidentielle. Les gestionnaires de cas interviennent en dehors de la ligne hiérarchique des personnes concernées, garantissant ainsi l’impartialité du traitement et l’absence de conflit d’intérêts.
Pour renforcer l’indépendance et l’intégrité du dispositif, Sodexo a mis en place un processus clair d’escalade. Si un cas implique des membres de la direction, des sujets sensibles ou des risques de conflits d’intérêts, il est transmis à la direction éhique Groupe ou à un dirigeant désigné, n’appartenant pas à la hiérarchie concernée. Ce mécanisme assure que les enquêtes soient menées avec le plus haut niveau d’objectivité, à l’abri de toute influence ou pression.
Le processus intègre des garanties visant à prévenir toute interférence et à assurer un traitement strictement confidentiel et impartial des signalements. Une fois l’enquête finalisée, ses conclusions sont examinées par les instances compétentes de l’entreprise. Une décision est alors prise et le dossier est formellement clôturé.
Ce dispositif s’inscrit dans notre cadre du Code de conduite. Sodexo considère que chaque individu a un rôle à jouer dans la promotion d’un environnement de travail respectueux des lois, des droits humains et des principes d’intégrité. La ligne éthique Speak Up garantit à chacun la possibilité de s’exprimer librement, sans crainte de représailles. Toute tentative de sanction ou d’intimidation à l’encontre d’un lanceur d’alerte est strictement interdite et constitue une faute disciplinaire. L’entreprise s’engage à préserver la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte ainsi que celle des personnes concernées par le signalement.
Enfin, afin de garantir la transparence et l’amélioration continue du dispositif, les données chiffrées relatives à Speak Up (nombre de signalements, typologie, délais de traitement, etc.) sont communiquées au Conseil d’administration, au GECCo et aux comités régionaux Éthique et Conformité. Cette démarche permet un suivi rigoureux au plus haut niveau de gouvernance et renforce la confiance dans le dispositif.
Sodexo veille à assurer une visibilité complète du dispositif Speak Up via son intranet pour les collaborateurs et sur sodexo.com pour les partenaires externes. Il est également intégré au Code de conduite et au Code de conduite Fournisseurs. Sodexo organise également des campagnes de communication interne tout au long de l’année, sous forme d’affichages, de bulletins d’information, de vidéos et parfois de témoignages illustrant l’utilité du dispositif.
Par ailleurs, une enquête mondiale conduite régulièrement permet de mesurer la culture éthique au sein de l’organisation et d’ajuster les actions de sensibilisation en conséquence.
Ainsi, Speak Up est intégré aux pratiques quotidiennes de l’entreprise en tant qu’outil concret de prévention et de gestion des situations sensibles.